Útmutató az esküvők későbbi időpontra történő átszervezéséhez
Már rengeteg cikk, Facebook poszt és interjú született arról az utóbbi hetekben, hogy ha a vírushelyzet miatt el kell halasztani az esküvőtöket, akkor mikorra lenne érdemes azt áttenni. Éppen ezért én nem is erről fogok Nektek írni most. Minden pár biztosan el tudja dönteni önállóan, hogy nekik ősszel, télen, egy hétköznapi napon, vasárnap, jövő tavasszal vagy éppen csak egy jövő nyári szombaton lehet az esküvőjük pótdátuma. De itt jön a jogos kérdés: Hogyan álljunk neki az esküvőnk átszervezésének? Mi legyen az első lépés, mi a második, mik lehetnek a buktatók? Ebben szeretnék most Nektek segíteni.
0. lépés:
Ha eldöntöttétek, hogy nem vártok tovább, és elkezditek szervezni egy új időpontra az esküvőt, jelezzétek ezt a vendégeiteknek. Léteznek már erre sablonok, nagyon szép grafikák, amiket akár ingyen is le tudtok tölteni pl. innen: https://www.kreativeskuvodesign.hu/tjkoztatk-1
1. lépés:
Vegyétek fel a kapcsolatot a helyszínetekkel, és kérdezzétek meg, hogy mik a feltételei az esküvő másik időpontra történő átszervezésének és mik a lehetséges szabad dátumok abban az időszakban, amit Ti kigondoltatok. Ne csak egy dátum legyen a fejetekben, és a helyszínt és kérjétek meg, hogy adjon több lehetséges opciót. Tágabb időszakot adjatok meg, legalább egy hónapot. Ez nagyon fontos, mert ha a többi esküvői szolgáltatótokat is szeretnétek megtartani, akkor ahhoz mindenkivel időpontot kell egyeztetni, és nagyon kicsi az esélye, hogy egy általatok előre meghatározott napon ráérnek majd mindannyian.
2. lépés
Kérjétek meg az esküvői szolgáltatóitokat is, hogy küldjék el Nektek a kiválasztott időszakban a szabad időpontjaikat, illetve tőlük is kérdezzétek meg, hogy milyen feltételekkel tudjátok átszervezni másik napra az esküvőt. Leginkább a 2021-re történő átszervezésnek lehetnek más feltételei. Ha 2020-ban egy őszi vagy téli napra teszitek az esküvőt, akkor valószínűleg ugyanazon az áron kapjátok meg az összes szolgáltatást. De egy 2021-es főszezonban lévő hétvégén előfordulhat, hogy változnak (emelkednek) az árak.
3. lépés
A mátrix összefésülése a harmadik lépés. Én nagy „cetlis” vagyok, ezért én post-it lapokra írom fel külön-külön a szolgáltatók és a helyszín által megadott napokat. Ti ezt vezethetitek excelben is, vagy akárhol, ami Nektek kényelmes. Nézzétek meg, hogy melyik dátum jó az összes (legtöbb) szolgáltatónak és a helyszínnek. Ha nem találtok olyat, ami mindenkinek jó, akkor sajnos el kell kezdeni mérlegelni. Hogy kihez ragaszkodtok a leginkább. És ki az, aki helyett el tudtok képzelni mást is a nagy napon. És végül válasszátok ki az új dátumot. Mindezt viszonylag hamar, hogy a helyszínen időközben nehogy pont azt a napot, amit a mátrixból kihoztatok nyertesnek lefoglalja valaki más.
4. lépés
Írásban értesítsétek a helyszínt a kiválasztott dátumról, és kérjétek meg, hogy küldjenek egy új megállapodást a módosított dátumra. Szerintem a legtisztább az, ha egy új szerződést írtok, amiben már az új dátum és (ha valami változott) az új feltételek, árak szerepelnek.
5. lépés
Írjatok a szolgáltatóknak is, hogy melyik dátum lett a befutó, és tőlük is kérjetek új szerződést. Ha valakivel nem találtatok közös dátumot és ezért vissza kell mondani a megrendelését, előtte olvassátok át a vele megkötött szerződést, hogy abban milyen feltételek vannak. Ha egy távoli időpontot mondtok most le, (pl április közepén egy augusztus végit) valószínűleg nem fogjátok a foglalót (azonnal) visszakapni. Mert jelen helyzetben 1-2 hétre előre vannak érvényben a korlátozások. Azaz, ha valami csoda folytán április végén megszűnne a veszélyhelyzet, és visszaállna minden a régi kerékvágásba, akkor az a szolgáltató, akit Ti lemondtatok augusztus végére, joggal mondhatná, hogy ő készen áll Titeket lefotózni / megtáncoltatni / kisminkelni stb. Amennyiben a szerződésben szereplő dátumon még mindig fennáll a veszélyhelyzet, akkor jogos az igényetek, és visszajár a foglaló. Ezt csak azért írom itt le, mert sok helyen sok dezinformáció kering ezzel kapcsolatban. És mindezek ellenére, sok olyan szolgáltató van, aki emberségből már most visszaadja a befizetett foglalót ha visszamondják a megbízását, még akkor is, ha jogilag erre nem lenne kötelezett (most még). Mindenesetre próbáljatok meg türelmesek lenni, és valamiféle közös megegyezésre jutni.
6. lépés
Értesítsétek a vendégeiteket az új időpontról. Itt írok arról, hogyan a legegyszerűbb a kapcsolattartás a vendégeitekkel. Ha nem akartok plusz pénzt ebbe belefektetni, e-mailben küldjetek nekik egy virtuális meghívót az új dátumra. Akár létrehozhattok egy zárt Facebook csoportot is a meghívottakkal, és ott megoszthatjátok az új dátumot és az esetleges új információkat is. Ha van saját esküvős weboldalatok, akkor még egyszerűbb az információ átadása. Az idősebb generációról se feledkezzetek meg, hívjátok fel őket telefonon, vagy írjatok nekik egy képeslapot, levelet. Biztosan boldoggá fogja őket tenni, hogy hallanak rólatok, ha már látni úgysem fognak most Titeket egy jó darabig.
7. lépés
Gondoljátok át, hogy mi az, amit az új időpont miatt variálni kell. Ilyenekre gondolok, hogy ha egy nyári időpont helyett őszit / télit választottatok, akkor nézzétek meg, hogy aznap mikor van naplemente. Ehhez igazodva variáljátok át a programot. Ebben nyugodtan kérjétek a ceremóniamesteretek segítségét. Vagy akár (és most hazabeszélek) egy esküvőszervezőt is felkereshettek, hogy egy online tanácsadás keretében beszélje át veletek ezt az új helyzetet, menjetek végig a napirendi pontokon, kérdezzetek tőle bármit az esküvővel kapcsolatban, amiben nem vagytok biztosak. Ne feledkezzetek meg arról sem, hogy ha nyár helyett hűvösebb időszakban lesz a nagy nap, szerezzetek be a ruhátokhoz egy pelerint, kabátkát, zárt cipőt stb.
Az is előfordulhat, hogy az új dátumon az anyakönyvvezető / templom már csak egy túl korai vagy túl késői időpontban tud Titeket fogadni. Ebben az esetben is jól jöhet egy profitól néhány ötlet az új menetrend összerakására.
A dekorosotokkal is beszéljetek, hogy ha teljesen más évszakban lesz az esküvőtök. Gondoljátok át, hogy mi az, amin valószínűleg változtatni kell majd (pl szezonális virágok, szabadtérre tervezett dekoráció), és kérjétek meg, hogy küldjön új ötleteket. Ehhez néhány nagyszerű tippet egy szuper dekoratőrtől itt találtok: http://blushweddingdecor.hu/blog/mire-figyeljetek-ha-elhalasztjatok-az-eskuvot/
8. lépés
Ha van olyan szolgáltató, aki sajnos kiesett az eredeti csapatból, álljatok neki keresgélni helyette másikat. Esetleg kérdezzétek meg őt, hogy tud-e ajánlani maga helyett valakit. Ne kapkodjatok. Lesz bőven jelentkező.
9. lépés
Ez a lépés opcionális, és csak akkor lehet a számotokra érdekes, ha 2021-re teszitek át az esküvőt, de a szertartást még idén szeretnétek megtartani. A mai állás szerint a szűk körű polgári szertartások megtartása még engedélyezett. Ez önkormányzatonként változó létszámú résztvevőt jelent (4-10 főig kb). Vannak olyan kerületek Budapesten, ahol már nem is adnak ki új időpontokat kb. szeptemberig. De azért még lehet találni olyan hivatalt, ahol összeadnak Titeket. Valószínű, hogy egyből nem fogják felvenni a telefont (sok helyen csak ügyelet van), ezért ha nem annyira sürgős írjatok e-mailt. Legyetek kitartóak, telefonáljátok körbe a környező kerületeket is, közeli városokat. És ha kaptok időpontot, bármennyire is nehéz, tényleg a legszűkebb körben (lehetőleg 2 tanúval) mondjátok ki az Igeneket. Csináljatok egy zárt Facebook csoportot a családtagjaitokkal, és közvetítsétek nekik élőben a szertartást, hogy otthonról ugyan, de ők is veletek örülhessenek. És majd pár hónappal később, az új dátumotokon tartsátok meg a templomi szertartást vagy kérjetek fel egy szertartásvezetőt, aki levezeti Nektek a vendégeitek előtt újra a szertartást. Higgyétek el, annak is ugyanúgy meg lesz a varázsa, sőt!
10. lépés
Élvezzétek a nyugalmat, ami a döntésetek meghozatala után eltölt Titeket. Nem kell már agyalni, rágódni, hogy vajon májusig, júniusig mi történik…Fogjátok fel úgy, hogy nyertetek pár plusz hónapot az előkészületekre.
Ugye, hogy nem is volt olyan hosszú a folyamat? Csak elsőre tűnik félelmetesnek és nyomasztónak. Miután megtettétek, már csak a megkönnyebbülés marad, és a picit hosszabb várakozás. Sok sikert!!!
