Így foglald le az álomhelyszínt – avagy útmutató az esküvői helyszínnel történő megállapodáshoz

Egy kis összefoglaló arról, hogy mire figyeljetek oda mielőtt lefoglaljátok az esküvőtök helyszínét és mi kerüljön feltétlenül bele a megállapodásba

Már többször is említettem, hogy az én első találkozásom (és szerelembe esésem 🙂 )  az esküvőkkel az előző munkahelyemen történt, ugyanis évekig dolgoztam egy budapesti esküvői helyszín rendezvényszervezőjeként. Én voltam az, aki az érdeklődő pároknak bemutatta az éttermet, mesélt az esküvőkről; egyeztettem velük az ajánlatról, a menükről és a kérdéseikről és én voltam az is, akivel megkötötték a megállapodást, ha mellettünk döntöttek. Éppen ezért bátran ki merem állítani, hogy van némi rálátásom arra, hogy mit is kell egy ilyen szerződésnek / megállapodásnak tartalmaznia.

A legfontosabb tartalmi dolgokat összegyűjtöttem most Nektek, remélem, hogy sokan hasznát veszitek majd! 

 

Tehát, íme a lista, amire mindenképpen figyeljetek: 

1, 

Az első és legfontosabb, hogy LEGYEN ÍROTT megállapodás! Nevezhetjük ezt szerződésnek, elfogadott ajánlatnak, vagy bárminek, de a legfontosabb, hogy legyen MINDEN, amiben szóban megállapodtatok leírva és mindkét fél részéről ALÁÍRVA! Mert szép dolog a bizalom és az adott szó, és természetesen ne feltételezzük azt sem, hogy amiket a helyszín értékesítője állít az első helyszínbejáráson, az nem úgy lesz a későbbiekben,  de ha nem írjátok le, akkor fél-egy-másfél(!) év múlva vajon KI FOG ARRA EMLÉKEZNI??? 

2, 

A második, de szintén ugyanannyira fontos, mint az első pont: SOHA NE FOGLALÓZZATOK szerződéskötés előtt! Ne hallgassatok a helyszín értékesítőjére, ha esetleg azt tanácsolja, hogy ráértek később is szerződni és az árakról / menüről / részletekről megegyezni, mert a foglaló átadása után Ti már nem lesztek alku pozícióban! Miután odaadtátok a foglalót (amit csakis átvételi elismervény, de leginkább előlegszámla ellenében fizessetek ki) a helyszín bármilyen árat mondhat a később összeállított menüre, bármilyen részletet megváltoztathat, bármilyen extra díjat beleépíthet az ajánlatába. Nem állítom, hogy ez az általános, és én hiszem azt, hogy sokkal több tisztességesen működő helyszín van, mint sem, de belefuthattok bármikor egy kivételbe. 

3, 

Mi az ami semmiképpen ne maradjon ki a megállapodásotokból???

  • a dátum,
  • a helyszín (ha több terem van, akkor a Tiétek neve),
  • a tervezett létszám (esetleg, hogy mennyivel lehet ettől eltérni +/- írányban, és meddig kell leadni a végső létszámot, ültetést),
  • a menü (ha többféle menü van, de nem tudtok előre dönteni, akkor benne maradhat mindegyik árakkal együtt és majd később kiválasztjátok),
  • az italcsomag (milyen italokat tartalmaz, milyen időtartamra szól, mennyibe kerül, mennyi a hosszabbítás díja),
  • az egyéb étel-ital opciók (fogadó italok, fogadó falatok, sütemények, éjféli ételek stb leírása, ára),
  • a röviditalok behozatalának módja (ha van dugódíj / szervízdíj, akkor annak az ára),
  • a tortára, sütikre vonatkozó előírások (kérnek-e cukrászati engedélyt, lehet-e bevinni házi süteményt, mennyit tudnak hűteni, mikor kell elvinni másnap a maradékot, dobozolásban segítenek-e stb),
  • terembérleti díj, ha van
  • hány fő a minimum létszám (ha nem éritek el, akkor mennyi a kompenzációs díj, illetve ki számít bele a létszámba? csak a felnőttek, vagy a gyerekek / szolgáltatók is?),
  • mennyi a gyerek-, szolgáltatói kedvezmény a menüre,italcsomagra
  • van-e esetleg más kedvezmény (szezonális, pénteki, előfoglalási, last minute stb),
  • helyszíni szertartás esetén van-e ennek díja, és az mit tartalmaz (hangosítást, terület berendezését, dekorációt stb),
  • hosszabbítási díj (mikortól számítják és mire vonatkozik? csak a teremhasználatra, vagy az italcsomagra is?),
  • meddig lehet legkésőbb maradni (ez fontos, mert ha Ti reggelig tartó bulit terveztek, de 3-kor a helyszínen feloltják a villanyt és kiterelnek Titeket, az nagyon nagyon kellemetlen tud lenni…),
  • mikortól lehet bemenni a terembe aznap reggel (dekor miatt fontos tudni, főleg, ha magatoknak készítitek), illetve másnap meddig kell a dekorációt eltávolítani,
  • fizetési feltételek, ütemezés (meddig kell az előleget fizetni, ha kérnek olyat még a foglalón kívül), és a végszámlát mikor és milyen módon lehet kiegyenlíteni,
  • az árak az áfát tartalmazzák-e, és van-e kötelező szervízdíj,
  • lemondási feltételek (ez is sajnos nagyon fontos, mert bármi közbejöhet, és jó, ha előre le van ez is tisztázva). 

4, 

Amikre még nem árt, ha rákérdeztek: 

  • Van-e hangkorlátozás a helyen – ez is olyan dolog, amit nem árt előre tisztázni, mert ha van, és tudtok róla, akkor előre tudjátok figyelmeztetni a zenekart vagy a DJ-t, hogy mire számítson, így elkerülhető az, hogy  az esküvő alatt folyamatosan szólni kelljen nekik, hogy vegyék lejjebb a hangerőt. 
  • Milyen bútorok vannak, miket használhattok (kör asztal vagy tábla asztal), milyen elrendezést javasolnak a Ti létszámotokhoz. Ha nem tetszik a bútorzat, behozhattok-e külsős bérelt székeket mondjuk, és ha igen, akkor van-e ennek többletköltsége. 
  • Van-e projektor és vászon, amit vetítéshez használhattok. 
  • Van-e olyan szoba / helyiség, amit Ti használhattok átöltözésre, lepakolásra, és zárható. 
  • Van-e széf, ahová az ajándékba kapott borítékokat be tudjátok tenni 
  • Van-e próbaétkezésre lehetőség, és ha igen, akkor mi ennek a módja és mennyibe kerül. 

 

A fentieken kívül természetesen még lehet több olyan dolog is, ami belekerülhet a megállapodásba (szálloda esetén a szállás díja, szobák száma, hajó esetén a menetdíj, stb stb.), mindig az adott helyszín határozza meg ezt. 

Legyetek körültekintőek, ne kapkodjatok, higgyétek el megéri. Sok fejfásától tudjátok magatokat megkímélni később, ha az elején egy picivel több energiát fektettek bele, hiszen az esküvői költségvetés legnagyobb részét képező szolgáltatásról van szó. 

 

Ha mégsem boldogultok a helyszínnel, nem értetek valamit a megállapodásban, keressetek bátran, szívesen segítek! Itt tudtok tőlem segítséget kérni. 

Ha kiváncsiak vagytok arra is, hogy mi a 7 legfontosabb dolog szerintem, amire figyelni kell az esküvőszervezésnél, kattintsatok ide.